Smarter versenden: Wie Dokustream mit dem neuen COPYINTAB Ihre postalische Logistik optimiert

4. September 2025 von
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In der heutigen, digitalen Welt sind flexible Datenformate entscheidend für eine effiziente Verarbeitung. Mit einem wichtigen Update in unserem Dokumentenmanagement-Programm Dokustream reagieren wir genau auf diese Anforderung. Wir haben das Schlüsselwort COPYINTAB grundlegend überarbeitet, um die Datenausgabe so flexibel und nahtlos wie möglich zu gestalten. Erfahren Sie, wie Sie mit der neuen Funktion Ihre Workflows optimieren können.

Das Schlüsselwort COPYINTAB unterstützt jetzt die Angabe von ifm-Dateien.
Das Schlüsselwort COPYINTAB unterstützt jetzt die Angabe von ifm-Dateien.

Das Schlüsselwort COPYINTAB wird flexibler

Wir freuen uns, eine bedeutende Verbesserung in unserem Dokumentenmanagement-Programm Dokustream bekannt zu geben, die die Ausgabe von Daten erheblich flexibilisiert. Für alle, die unser System zur Erzeugung von Daten-Exporten nutzen, haben wir das Schlüsselwort COPYINTAB grundlegend überarbeitet.

Bislang ermöglichte COPYINTAB die zusätzliche Ausgabe aller .dbf-Dateien in einem Festformat, wobei die einzelnen Datenfelder durch einen Tabulator getrennt wurden. Obwohl dies in vielen Anwendungsfällen nützlich war, zeigte sich, dass diese starre Ausgabemethode den wachsenden Anforderungen nach flexibleren Formaten, insbesondere speziellen CSV-Dateien, nicht mehr gerecht wurde. Eine konfigurierbare CSV-Ausgabe war bisher nicht direkt möglich.

Um dieser Nachfrage zu begegnen, haben wir die Funktionalität des COPYINTAB-Schlüsselworts modernisiert. Anstatt eines booleschen Werts, der lediglich die Aktivierung des Festformatexports steuerte, erwartet der erste Parameter nun den Dateinamen einer sogenannten ifm-Datei. Diese neue Methode bietet eine weitaus größere Kontrolle über das Ausgabeformat.

Durch die Verwendung von .ifm-Dateien können Sie nun ganz einfach die Struktur Ihrer Ausgabedatei definieren. Dies ermöglicht es Ihnen, nicht nur die bisherigen tabulatorgetrennten Festformatdateien zu erzeugen, sondern auch moderne und branchenübliche Formate wie beliebige CSV oder XML direkt zu erstellen. Diese Anpassung macht die Datenausgabe aus Dokustream effizienter und nahtlos integrierbar in eine Vielzahl von nachgelagerten Systemen.

Effizienter Workflow: Postoptimierung mit CSV statt Druckdatenströmen

Ein häufiges Szenario bei der postalischen Verarbeitung ist die Notwendigkeit, Dokumentenströme wie PDF, AFP oder PCL zu verarbeiten. Diese sind oft komplex und fehleranfällig. Wir zeigen Ihnen einen moderneren und effizienteren Ansatz, der die Verarbeitung von CSV-Dateien als Basis nutzt.

Stellen Sie sich vor, Sie verarbeiten in der Eingangsstufe nicht länger die eigentlichen Druckdaten, sondern schlanke und strukturierte CSV-Dateien. Diese enthalten alle relevanten Informationen, um Ihre Sendungen optimal für den Postversand vorzubereiten. Mit dieser Methode lassen sich die Daten zunächst nach Freimachungsart und Beilagenkonstellationen aufteilen – eine Aufgabe, die ideal mit Dokustream umgesetzt wird. Anschließend ergänzen Sie die Dateien um wichtige postalische Informationen wie den Datamatrixcode.

Der große Vorteil: Die eigentlichen Dokumente werden erst nach der gesamten postalischen Optimierung an den Layouter übergeben. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Fehlerquote, da keine komplexen Druckdatenströme eingelesen und aufwendig analysiert werden müssen.

Während einige dieser Aufgaben bereits von unserer Software Infomail übernommen werden können – wie die Aufteilung nach Portoklassen, Umschlaggrößen und Auslandssendungen – ermöglicht erst die Kombination mit Dokustream die volle Kontrolle über die Daten. Mit dem neuen Schlüsselwort COPYINTAB ist Dokustream nun in der Lage, die optimierten CSV-Dateien direkt auszugeben, was diesen Workflow nahtlos und effizient macht.