Zentrale Produktion individueller Geschäftspost

- für Unternehmen, Dienstleister und öffentliche Verwaltungen -
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Das Problem

Die aktuelle Dokumentenerstellung in Ihrer Behörde/Unternehmen ist zeitaufwendig, kostspielig und birgt ein hohes Fehlerpotenzial.

Stellen Sie sich vor:

  • Sachbearbeiter erstellen Dokumente digital und drucken diese auf dem Bürodrucker aus.
  • Sie kuvertieren und frankieren die Dokumente manuell.
  • Sie lassen die Sendungen einsammeln und geben sie dann in die Post.

Dieser Prozess ist kostspielig, zeitaufwendig und fehleranfällig! Bereit für den digitalen Wandel?

Die Lösung

Stellen Sie sich vor:

  • Sachbearbeiter erstellen Dokumente digital und versenden diese direkt ins Druckzentrum.
  • Im Druckzentrum werden die Dokumente gesammelt, archiviert, frankiert und kuvertiert.
  • Workflows automatisieren Aufgaben und minimieren Fehler.

Vorteile

  • Reduzierte Druck- und Portokosten
  • Höhere Qualität durch digitale Dokumentenverwaltung
  • Deutliche Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse
  • Für den Benutzer lediglich als ein neuer Drucker sichtbar
  • Schnelle Realisierung durch flexible Integration in bestehende Umgebungen
  • Geringer Schulungsbedarf, denn die Lösung passt sich den Anwendern an – nicht umgekehrt
  • Hoheit über Verteilungsprozesse, Prozesssicherheit und Produktionssicherheit zu behalten

Die Hauptkomponenten der Lösung

Icon für Directprint
Astute DirectPrint
Windows zertifizierter Druckertreiber mit Jobticket, Layoutkontrolle und elektronischen Beilagen.

Icon für PDF-Crafter
Astute PDF-Crafter
Automatisiertes PDF Preflight bis zum Ultra High Volume Transaktionsdruck.

Icon für den Workflow-Designer
Astute Workflow
Grafisch konfigurierbares Workflowtool mit großer Funktionsbibliothek

ICOM
ICOM DokuStream
Native Bearbeitung, Optimierung und Veredelung von Druckdaten.

ICOM
ICOM InfoMail
Postzertifiziertes Modul zur Portooptimierung und DV-Freimachung

ICOM
ICOM ProductionControl
Datenbankgestützte Verarbeitungssteuerung mit Accounting und Sendungsverfolgung

Lösungsüberblick

  • Dezentrale Dokumente einsammeln

    Astute DirectPrint stellt einen Windows zertifizierten Druckertreiber zur Verfügung. Dieser kann als Roll-Out in der bestehenden Infrastruktur verteilt werden. Der Sachbearbeiter druckt wie gewohnt von seinem Arbeitsplatz aus, nur werden die Druckaufträge zentral gesammelt. Zusätzlich bietet Astute DirectPrint eine Layoutkontrolle, elektronische Beilagen und Overlays sowie Freigabeprozeduren.

  • Dokumente prüfen

    Astute PDF-Crafter ist in der Lage, selbst im Ultra-High Volume Segment, jedes einzelne Dokument von der Produktion nach kundenspezifischen Kriterien zu überprüfen. Diese können unter anderem sein, dass Freiflächen für Barcodes oder DV-Freimachung vorhanden sind, die Orientierung und das Format stimmt.

  • Output managen

    ICOM ProductionControl ist ein datenbankgestütztes Output Management Tool für die zentrale, standortübergreifende Produktionssteuerung. Alle Produktionsvorgänge werden automatisch protokolliert und archiviert. Des Weiteren bietet ICOM ProduktionControl die Möglichkeit zur Sendungsverfolgung und dem automatischen Accounting.

  • Dokumente veredeln

    ICOM DokuStream bietet eine native, verlustfreie Bearbeitung von Druckdaten. So können Informationen wie Barcodes, Texte und auch Freimachungszeilen den Dokumenten hinzugefügt werden. Auch können Sendungen zusammengeführt oder große Sendungen auf mehrere Umschläge verteilt werden. Es könnten Produktionsstapel gebildet werden, Dokumente umsortiert und Informationen aus den Dokumenten ausgelesen werden.

  • Postalische Optimierung

    ICOM InfoMail ist ein postzertifiziertes Modul zur Portooptimierung. Alle auszusendenden Dokumente werden – basierend auf die vorhandenen, kundenspezifischen Ressourcen – auf die günstigste Art versendet. Alle neuen postalischen Regeln und Portokataloge werden den Kunden automatisch zur Verfügung gestellt. ICOM InfoMail kann den Versand auch nach den Regeln anderer Carrier optimieren.

  • Dokumente transprtieren

    Astute Workflow transportiert die Daten der zu produzierenden Dokumente durch die gesamte Lösungskette. Grafisch konfiguriert versorgt es die jeweiligen Lösungskomponenten mit den notwendigen Daten und nimmt die entstandenen Daten auch wieder entgegen. Es trifft Entscheidungen nach den hinterlegten Regeln, stößt Produktionsprozesse an und kann, wenn erwünscht, die ganze Lösung sogar vollautomatisch als „Black Box“ fahren.

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