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Prozessoptimierung durch neuen Druckertreiber

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Für den Mitarbeiter ist es lediglich ein neuer Drucker auf seinem Windows System. Dahinter verbirgt sich aber ein komplett neuer Prozess für die Produktion der persönlichen Kundenkorrespondenz. Effektiver, qualitativ hochwertiger und kostengünstiger.

DirectPrint, Prozessoptimierung durch neuen Druckertreiber
DirectPrint, Prozessoptimierung durch neuen Druckertreiber

Zentraler Produktion individueller Geschäftspost

Täglich verfassen Sachbearbeiter unter anderem Kundenbriefe und drucken diese, vielleicht auf vorproduzierten Briefbögen, auf Schreibtisch- oder Bürodruckern. Fügen manuell Beilagen hinzu, stecken die Dokumente in Briefumschläge und bringen sie auf den Weg zur Poststelle.

Hier setzt das Produkt DirectPrint der Firma Astute Technology GmbH an, dem technisch fokussierten Spin-Off des Dortmunder Softwarehauses ICOM e.K.

Kernkomponente ist ein Windows zertifizierter Druckertreiber, der für die individuellen Anforderungen des Unternehmens konfiguriert und dann auf die Arbeitsplätze der Mitarbeiter ausgerollt werden kann.

Anstatt die Druckaufträge an einen lokalen Drucker zu schicken, fängt DirectPrint alle Dokumente elektronisch ab und stellt sie in einem Windows Zwischenformart zur Verfügung. Diese können dann unter anderem automatisch nach PDF konvertiert und zunächst an einem oder mehreren Punkten in der Infrastruktur des Unternehmens gesammelt werden. Von diesen Punkten findet über die IT-Infrastruktur des Senders und des Empfängers eine sichere Datenübertragung zum Druckzentrum oder dem Druckdienstleister statt – ohne die sicherheitsrelevanten Schwachstellen der Druckprotokolle wie zum Beispiel IPP oder WPP.

Im Produktionsort können die Dokumente zum Beispiel mit ICOM DokuStream analysiert, veredelt und für die Produktion werden. Und mit ICOM InfoMail postalisch, oder für den aktuellen Carrier aufbereitet und freigemacht werden. Mit ICOM DokuStream können aber auch Informationen aus den Dokumenten ausgelesen werden, anhand derer mit der in der DokuStream Verarbeitung hinterlegten Logik entschieden werden kann, ob das jeweilige Dokument wirklich produziert oder via E-Mail verschickt werden soll.

So lässt sich das Thema Hybridmail auch für dezentral produzierte Dokumente einfach und elegant umsetzen. Unter Hybridmail versteht man Sendungen, die entweder als Brief oder als E-Mail versendet werden können.

Flexibel, anpassbar, skalierbar

Ziel bei der Entwicklung war es, die bestehenden Arbeitsabläufe in den Unternehmen mit DirectPrint möglichst genau abzubilden. Das spare nicht nur Zeit bei der Einführung und Schulung, sondern erhöhe auch signifikant die Akzeptanz bei den Mitarbeitern für die neue Lösung.

So können weiterhin Briefköpfe verwendet und Beilagen hinzugefügt werden. Aber in elektronischer Form aus einer zentralen Datenbank heraus. So wird automatisch sichergestellt, dass immer nur die aktuellsten Versionen verwendet werden. Briefe mit veralteten Beilagen sind somit unmöglich.

Auch Freigabeprozeduren können integriert werden. Alle Mitarbeiter verfügen über elektronische Postmappen, in der die Druckaufträge gespeichert sind, deren Produktionsfortschritt angezeigt wird, aber auch freizugebene Dokumente gelesen, freigegeben oder auch mit Kommentaren versehen an den Mitarbeiter zurückgegeben werden können.

Selbst Dialogpost oder Serienbriefe können mit einer weiteren Version von Astute DirectPrint einfach am Schreibtisch vom Sachbearbeiter komplett selbst erstellt werden.

Für die zentrale Produktion kann es wichtig sein, dass jedes Dokument bestimmte Kriterien erfüllt. Insbesondere entsprechende Flächen für eine Freimachungszeile oder einen Kuvertierbarcode vorhanden sind. Das wird von DirectPrint automatisch überprüft und in einer Ansicht zur Layoutkontrolle dem Mitarbeiter angezeigt.

Und sollten PDF’s den Produktionsort erreichen, die nicht durch Astute DirectPrint qualitätsgesichert sind, so stellt Astute mit dem PDF-Crafter ein Tool zur Verfügung, das selbst im Ultra High Volume jedes einzelne PDF nach vorher festgelegten Kriterien überprüfen und im Fehlerfall aussteuern oder u.U. auch reparieren kann.

Neben dem enormen Potenzial für Kostensenkungen bei gleichzeitiger Steigerung von Qualität und Mitarbeitermotivation bedeutet eine zentrale Produktion der Individualkorrespondenz auch, die Hoheit über Verteilungsprozesse, Prozesssicherheit und Produktionssicherheit zu behalten.